Perché i progetti software one-shot falliscono (e cosa fare invece)

Il software più costoso che ho visto nelle PMI non è quello fatto male. È quello abbandonato: pagato, consegnato, collaudato, e poi lasciato lì a morire piano mentre l'azienda intorno cambiava. Dopo due o tre anni si butta via tutto e si ricomincia, raccontandosi che "il fornitore era scarso".

Qualche volta il fornitore era scarso davvero. Ma molto più spesso il problema era il formato del progetto: il one-shot. Ti spiego perché secondo me è un formato difettoso in partenza, e come lavoro io per evitarlo.

Com'è fatto un progetto one-shot (e perché sembra conveniente)

Il copione lo conosci: preventivo chiuso, elenco di funzioni, consegna, collaudo, saldo, stretta di mano. Sulla carta è rassicurante: sai quanto spendi, sai cosa ricevi, e quando è finito è finito.

Il difetto sta proprio nell'ultima frase. Un capannone, quando è finito, è finito. Un software no, perché non vive da solo: vive dentro un ecosistema — sistemi operativi, browser, servizi esterni, normative, persone — che si muove di continuo. Il progetto one-shot fa finta che questo ecosistema stia fermo. Non sta fermo mai.

Cosa succede dopo il collaudo (la parte che nessuno mette nel preventivo)

Nei mesi dopo la consegna succedono, in qualche combinazione, queste cose:

• Il mondo intorno cambia. Un aggiornamento del sistema operativo, un servizio esterno che modifica le regole, una libreria che smette di essere supportata, una normativa nuova. Il software non si rompe da solo: è il mondo intorno che gli cambia sotto i piedi.
• L'uso vero fa emergere quello che il collaudo non vede. Il collaudo dura giorni; l'uso reale dura anni, con dati veri, utenti frettolosi e casi mai previsti. I difetti seri saltano fuori lì.
• L'azienda cambia idea, giustamente. Dopo tre mesi di uso capisci cosa manca davvero e cosa era superfluo. Sono le richieste più preziose che esistano: nascono dall'uso, non dalle riunioni. Nel formato one-shot, però, non c'è nessuno a raccoglierle.
• Nessuno risponde al telefono. Il fornitore ha chiuso la commessa ed è su un altro progetto. Ogni intervento va rinegoziato da zero, costa tanto e arriva tardi. Dopo un po' smetti di chiedere, e il software si congela.

Un software congelato non resta com'era: peggiora in rapporto a tutto ciò che gli cambia intorno. La gente inizia ad aggirarlo con Excel e WhatsApp, e a quel punto è morto anche se il server è acceso.

Il conto vero si fa a tre anni

Facciamo due conti con numeri dichiaratamente inventati, solo per ragionare. Un gestionale one-shot da 20.000 euro che invecchia male e viene rifatto dopo tre anni ti è costato, in realtà, 20.000 euro più il rifacimento, più le ore perse dal personale a combattere con uno strumento sempre più storto, più le occasioni mancate perché "il programma non lo fa".

Lo stesso progetto partito magari più piccolo, con un canone mensile per manutenzione ed evoluzione, a tre anni può aver speso una cifra totale simile — ma il software è vivo, aggiornato, cresciuto insieme all'azienda, e nessuno sta preventivando un rifacimento. La differenza non è quanto spendi: è cosa ti resta in mano alla fine.

Il preventivo one-shot sembra più basso solo perché nasconde la seconda metà del conto.

Cosa faccio invece: consegna più presidio

Per come lavoro io, manutenzione ed evoluzione non sono un extra da vendere dopo: sono parte del progetto dal primo giorno. In pratica:

• si parte più piccoli, con il nucleo che serve davvero, invece di blindare due anni di funzioni in un preventivo;
• dopo la consegna c'è un presidio continuativo: aggiornamenti, correzioni, e soprattutto qualcuno che risponde quando qualcosa non va;
• le richieste che nascono dall'uso reale vengono raccolte e messe in lavorazione, un pezzo alla volta, in ordine di utilità.

I progetti che porto avanti da più tempo sono fatti così. Elite Fitness, il gestionale per palestre, non è nato com'è oggi: è cresciuto per gradi, seguendo quello che le palestre chiedevano usandolo tutti i giorni. Carletto AI, nella ristorazione, è partito dal mettere tre sedi su un'unica dashboard e da lì ha continuato a evolvere. Se fossero stati one-shot, oggi sarebbero due programmi congelati al giorno del collaudo.

Come capire se chi hai davanti sparirà dopo il collaudo

Quattro domande da fare a qualunque fornitore, me compreso, prima di firmare:

1. Chi risponde, e in quanto tempo, se tra otto mesi qualcosa si rompe?
2. Quanto costa e come si gestisce una modifica dopo la consegna?
3. Ogni quanto vengono aggiornate le fondamenta tecniche del sistema?
4. Di chi è il codice, e cosa succede se un giorno ci separiamo?

Chi ha un modello serio risponde in due minuti, perché queste cose le ha già scritte nei contratti. Chi improvvisa, su queste domande balbetta. E il balbettio di oggi è il telefono muto di domani.

Se hai in cassetto un progetto software, o se ne hai uno già consegnato che sta morendo di abbandono, parliamone in una chiamata di mezz'ora: ti dico cosa salverei, cosa sistemerei e in che ordine.