Quanto costa davvero un software su misura (e quando si ripaga)

"Quanto mi costa?" è la prima domanda che mi fanno quando parlo di software su misura con un titolare di PMI. Ed è la domanda giusta. Il problema è che quasi nessuno risponde con numeri veri: si gira intorno, si dice "dipende", e tu resti con il dubbio se stiamo parlando di duemila euro o di duecentomila. In questo articolo ti do ordini di grandezza onesti, ti spiego cosa fa salire o scendere il conto e ti mostro il calcolo che faccio sempre prima di iniziare: il punto di pareggio.

Le fasce di prezzo, senza giri di parole

Premessa obbligatoria: i numeri che seguono sono esempi illustrativi, ordini di grandezza per orientarti, non un listino. Ogni progetto va misurato sul suo perimetro reale.

Detto questo, ecco come la vedo io:

• Piccola automazione o strumento interno: qualche migliaio di euro. Parliamo di una cosa sola fatta bene: un modulo che genera preventivi, uno script che riconcilia ordini e fatture, un pannello che ti mostra i dati che oggi cerchi in tre file diversi.
• Gestionale su misura per un processo intero: da una decina a qualche decina di migliaia di euro. Qui dentro ci sta un sistema che gestisce clienti, appuntamenti, documenti e comunicazioni per un'area della tua azienda.
• Sistema complesso multi-sede o con integrazioni pesanti: oltre le decine di migliaia. Più sedi, più magazzini, integrazioni con contabilità, e-commerce, macchinari.

Se qualcuno ti promette un gestionale completo su misura a millecinquecento euro, o ti sta vendendo un template riadattato, o lo pagherai tre volte dopo, in rattoppi.

Cosa fa salire (o scendere) il conto

Il prezzo non dipende da quanto è "bello" il software. Dipende da quattro cose concrete:

Le integrazioni. Collegarsi al tuo gestionale di fatturazione, alla banca, a un macchinario: ogni sistema esterno con cui il software deve parlare aggiunge lavoro, perché ogni sistema parla la sua lingua e alcuni parlano malissimo.

Quante persone lo usano e come. Uno strumento per te e la tua segretaria è una cosa. Uno strumento per trenta persone su tre turni, con permessi diversi per ruolo, è un'altra.

I dati che hai già. Se i tuoi dati storici sono sparsi tra Excel, carta e memoria delle persone, prima di costruire bisogna mettere ordine. Questa fase si sottovaluta sempre e si paga sempre.

Le eccezioni. Il caso normale è veloce da costruire. Sono i "sì però quando arriva il cliente X facciamo diverso" a mangiarsi le ore. Più il tuo processo è pieno di eccezioni, più costa: e a volte la cosa giusta è sistemare il processo prima del software.

Il conto che conta davvero: il punto di pareggio

Il prezzo da solo non dice niente. La domanda vera è: in quanto tempo si ripaga? Il calcolo che faccio è banale, e proprio per questo funziona.

Prendi le ore che il problema ti mangia oggi. Esempio dichiaratamente illustrativo: se in azienda due persone perdono un'ora al giorno a copiare dati a mano, sono circa 10 ore a settimana, diciamo 450 ore l'anno. Se un'ora di quel lavoro ti costa 25 euro tra stipendio e contributi, il problema ti costa più di 11.000 euro l'anno. Un software da 15.000 euro che toglie quel lavoro si ripaga in meno di un anno e mezzo, e dal secondo anno lavora gratis per te.

A questo aggiungi le voci difficili da misurare ma vere: gli errori di trascrizione che non fai più, le informazioni che trovi subito, il cliente che non aspetta. Con Elite Fitness, un gestionale per palestre che ho costruito, la carta in giro è calata dell'85% e i clienti attivi sono triplicati: il risparmio di ore era solo l'inizio del conto.

Se il calcolo non torna, il software non va fatto. Lo dico anche quando il cliente sarei contento di averlo io.

Il costo che nessuno ti dice: la manutenzione

Un software su misura non è un mobile: è più simile a un furgone. Va tenuto in strada. Aggiornamenti di sicurezza, piccole correzioni, adattamenti quando cambia qualcosa nella tua azienda o nei sistemi collegati. Come ordine di grandezza illustrativo, metti in conto ogni anno una cifra tra il 10% e il 20% del costo iniziale. Chi ti vende un progetto senza parlarti di manutenzione ti sta nascondendo metà del conto.

Quando non conviene farlo su misura

Sarò diretto: se un prodotto pronto copre il 90% di quello che ti serve e costa 50 euro al mese, prendi quello. Il su misura ha senso quando il processo è tuo e di nessun altro, quando i prodotti pronti ti costringono a lavorare come dicono loro, o quando paghi licenze per dieci funzioni e ne usi due. Farlo costruire per vanità è il modo più caro di buttare soldi.

Se vuoi capire in quale fascia cadrebbe il tuo caso e se il conto del pareggio torna, una chiamata di 30 minuti basta per dirtelo con onestà: anche quando la risposta giusta è "non ti conviene".